Projektmanagement

Silke Palkovits-Rauter im Seminar

Lehrveranstaltung mit Silke Palkovits-Rauter zur Einführung das Projektmanagement. Themen:

• Grundlegende Begriffsbestimmungen
• Einsatzgebiete
• Standards / Methoden / Werkzeugkoffer

Projektphasen

1. Initialisierung/Startphase: Vertrag mit Auftraggeber wird eingegangen. Z.B. Projektproposal, dann Grant Agreement, Partner Agreements, etc. – wichtig ist dabei auch zu definieren, was NICHT-Ziele sind. Hauptaufgaben sind enthalten, das Budget, das Consortium, die Unterschrift Projektkoordinator und Auftraggeber (z.B. EU), Teammitglieder sollen sich verstehen, mit einander arbeiten können.
2. Vorstudien: Kann vorkommen, muss aber nicht. (Man sieht den Markt an, welche Produkte sind passend, etc.)
3. Konzept: Man plant das gesamte Projekt durch – aber gemeinsam mit dem Team. Sonst fehlt das Committment, außerdem ist der Projektleiter alleine gar nicht kompetent, alleine zu planen! Der Projektleiter hat Projektmanagement-Kompetenz, aber nicht Kompetenz für ALLES natürlich. Welche Workpackages können parallel gemacht werden? Partner sagen welches Budget, welche Zeit sie brauchen. Was zusammenfassen zu planen ist in dieser Phase:
   1. Zeitrahmen
   2. Workpackages
   3. Verantwortlichkeiten
4. Realisierung: Projektleiter macht Monitoring, wirst du fertig, wie weit bist du? Zusätzliche Deadlines und Meilensteine setzen – wenn das nicht funktionieren: Sanktionieren. Konsequenzen sollten vorher festgelegt werden (Spielregeln festlegen).
5. Einführung: Neue Prozesse oder Programme werden eingeführt, z.B. Piloting
6. Abschluss: Was wurde erreicht? Jedes Projekt muss ordentlich abgeschlossen werden, egal ob erfolgreich oder nicht. Partner sollen gelobt etc werden. Abschlussbericht ist notwendig. Wie war es? Wie war die Zusammenarbeit? Was waren die Maßnahmen? Was ist offen geblieben? Braucht es eine Nachprojekt-Phase? Oder ein Nachprojekt? Wieder: Unterschrift Auftraggeber und Projektleiter, dass Projekt abgeschlossen wird – damit entlastet vom Projekt.
7. Nachprojektphase: Gegebenenfalls notwendig falls neue Punkte auftauchen oder nachgebessert/verfeinert werden sollte.

Projektstrukturplan/ Project Canvas

• Zweck: Inhalt des Projektes
• Budget: Software, Hardware, Staff costs,…
• Team: Wen braucht man? Extern? Intern?
• Umfeld des Projekts: Wer sind die Stakeholder? Wer hat Interesse am Projekt? Medien, Wetter, Gewerkschaft, Politik, Gesetz,….Wie stehen die zu mir? Positiv oder negativ? Welchen Einfluss haben sie (stark, schwach, neutral), was tu ich wenn dieser Einfluss schlagend wird? Welche Maßnahmen ergreife ich dann? Stakeholder entscheiden maßgeblich über den Erfolg des Projektes.
• Risiken/Chancen: Nicht den Kopf in den Sand stecken! Man muss die Risiken benennen.
• Milestones: Es gibt keine Regel, die besagt nach jedem Arbeitspaket muss ein Meilenstein gesetzt werden. Eher dosiert einsetzen! Strategisch gut setzen.
• Qualität: Welche Anforderungen gibt es an das Produkt, Ergebnis des Projektes? An die Zusammenarbeit? Interne Evaluierung? Externe Evaluierung?
• Ergebnis: Was möchte ich am Ende des Projektes fertig haben? In welchem Status ist das Projektabgeschlossen? Der ECHTE Endstatus des Projektes.
• Kunde
• Zeit: Was mache ich bis wann? Bisschen schon die Arbeitspaketeinteilung? Was sind die Termine? Wann ist Urlaubszeit?

Quelle: http://overthefence.com.de/wp-content/uploads/tools/OTFProjectCanvas_de.pdf

PMA Level D Zertifizierung wird angeboten an der FH Burgenland – wäre zu überlegen diese Zertifizierung anzustreben.

Weiteres zum Projektstrukturplan

• Horizontal: Phasen
• Vertikal: Arbeitspakete und Milestones
• Gut planbare Arbeitspakete dauern nicht länger als 3 Monate. In der Praxis ist es dann oft anders. Aber alles was länger als 3 Monate dauert ist schwer planbar.
• Zwischen 5 und 10 Phasen, Entwicklung, Konzeption, Testung, Abnahme,…nicht mehr als 10 Workpackages (WP) pro Phase.
• PSP ist die Grundlage für Terminplanung, Projektablaufplanung, Ressourcenplanung, Kostenplanung
• MS Project: Praktisch, muss aber alles richtig geplant sein, welches WP von wem abhängig? Man benutzt oft nur 5% der Funktionen genutzt, wenn man es beherrscht, dann hilft es stark

Projektablaufplan

• Balkenplan üblich (Gantt-Diagramm)
• Wird mit dem Team gemeinsam gemacht. Wie lange brauchst du für dein Arbeitspaket
• Meilensteine einzeichnen als Punkte.
• Gibt viele Schätzmethoden wie lange ein Arbeitspaket man braucht – wichtig ist jedoch eine Erfahrung.

Analyse: Methoden und Risiken

• Besichtigungsanalyse
• Organisationanalyse
• Analyse relevanter Rechtsnormen
• Studium einschlägiger Veröffentlichungen/Expertenbefragungen
• Eigene Dokumentation ansehen

Weitere wichtige Punkte im Projekt

• Spielregeln: Zu Beginn des Projektes, am besten beim Kick-off Spielregeln festlegen, Meetingteilnahme, VertreterInnen schicken, Ab/Anmeldung, wann/wer Agenda ausschicken, wer Meeting protokolliert, dass immer mit-protokolliert wird, Gedächtnisprotokoll ja oder nein, etc., bis wann muss Meeting ausgeschickt werden?
• Kommunikation: Strukturierte Kommunikation, Kommunikationsplan. Wie wird in der eigenen Organisation kommuniziert? Will man das übernehmen? Ja, nein? Was ist die richtige Kommunikationskultur für die Organisation, für die Partner. Wenn die Leute keine Mails lesen, dann bringt es nichts über Mails zu kommunizieren. Wenn Leute Moodle ablehnen, dann bringt Moodle nichts.
• Externe MitarbeiterInnen: Müssen sich wohlfühlen können, müssen sich wie interne MitarbeiterInnen fühlen. Man muss internen MitarbeiterInnen klar machen, dass man sie ergänzt und nicht ersetzt.